Influencia de un sistema documentario en el proceso de tramitación de expedientes en la empresa Urbanística & Ambiental S.A.C.

Abstract

La presente tesis tiene por objetivo presentar el paradigma acerca del proceso de tramitación de expedientes, el cual es fundamental como componente para el desarrollo de una buena estrategia a nivel organizacional, en Instituciones Públicas o Privadas. La empresa Urbanística & Ambiental S.A.C, dedicada a la elaboración y evaluación de proyectos urbanísticos y de construcción, se ubica en Calle Cuarenta N° 190, distrito de San Isidro, el problema se originaba en la Gerencia de Operaciones encargada del proceso de tramitación de expedientes, área donde se aplicó el Sistema Documentario debido a que estaba inmersa en una problemática, ya que realizaba su trabajo de forma manual orientado a realizar las consultas y revisar el estado del expediente, mediante la búsqueda manual del fólder donde se hallaba todo esta información, lo que generaba el uso excesivo de recursos, acumulación de trabajo para el personal y tiempos no previstos en el desarrollo de las actividades de dicho proceso, por tal motivo surge la necesidad de implementar este sistema. Los Sistemas Documentarlos se han constituido en herramientas eficaces e indispensables en empresas del sector Público o Privado, en el caso la empresa Urbanística & Ambiental S.A.C., requería optimizar el proceso de tramitación de expedientes. El objetivo de la tesis es apoyar la estrategia corporativa, que consiste en mejorar ese proceso a través de una sobresaliente gestión, control, monitoreo y seguimiento a través del sistema desarrollado. Para lograr esto la metodología que se usó fue RUP, las representaciones gráficas y diagramas están expresados en Unified Modeling Language (UML), la herramienta de desarrollo es el Netbeans 7.0 y el Sistema de Gestión de Base de Datos es PostgreSQL 9.0. Se empleó el tipo de estudio aplicado, con diseño experimental de tipo pre - experimental, para realizar la comparación entre una muestra sin la aplicación del sistema documentario (pre-test) y la otra sujeta al sistema documentario (post-test). La población que formó parte son los expedientes que se generaron durante 4 semanas, y debido que se realizó la comparación de las medias entre la pre prueba y la post prueba de un grupo en dos períodos diferentes, se optó por utilizar la prueba t-Student. El método de estudio fue el hipotético - deductivo porque busca la formulación de preguntas de investigación e hipótesis para luego probarlas. Las técnicas utilizadas fueron la entrevista y observaciones de campo, las que se analizaron con el método de análisis cuantitativo, porque los datos fueron expresados en valores numéricos. Los resultados de esta tesis indican que se redujo el tiempo de búsqueda del expediente con el sistema en 81.6% y se disminuyó el costo en el trámite del expediente en un 56.57% con respecto a los resultados obtenidos de la t-Student después de la implementación del sistema. Por lo tanto, se concluye que la implantación del Sistema Documentario en las distintas etapas del proceso tuvo una influencia positiva.