IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA WEB BASADO EN WORKFLOW PARA EL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTARIA DE ALTERNATIVA INTEGRAL S.A.C.

Abstract

Durante mucho tiempo los documentos, los archivo, han desempeñado un papel muy importante en las empresas, desde la más simple boleta hasta el más complejo formulario, puesto que contienen información crítica para los procesos de la misma. Sin embargo la gran cantidad en el volumen y flujos de los documentos se ve reflejado en la pérdida de los mismo, traspapeleo, y por ende penalización de acuerdo a las resoluciones de la empresa. Se plantearon 2 variables, Y: sistema web y X: proceso de gestión documentaria de Alternativa Integral S.A.C. y los indicadores que se usaron fueron tiempo de atención de los documentos y cantidad de documentos no atendidos. Se diseñó y se implementó un sistema que permitió agilizar el trámite de documentos para la empresa alternativa integral S.A.C. por ende se propone utilizar la metodología de desarrollo de software SCRUM, debido a su gran flexibilidad con el tema en análisis. La población que determiné fue de los documentos que entraron en 3 meses, Enero, Febrero y Marzo, siendo los documentos ingresados respectivamente 42, 48 y 45, por lo que la muestra fue la media aritmética de los tres meses, es decir 45 documentos. Obtuve resultados significativos respecto a los indicadores pues en el

indicador “tiempo de atención de documentos” antes de instalar el sistema fue de

235,2667 minutos y después de instalar el sistema fue de 136,1556 minuto. Y para el indicador “cantidad de documentos no atendidos” antes de instalar el sistema oscilaba entre 1 a 3 documentos y con el sistema se obtuvo la reducción entre 0 a 1. Como podemos observar tenemos una respuesta positiva ante dichos resultados.