Impacto de un sistema informático en la gestión documental de la empresa Premier Motors S.A.

Abstract

Un sistema informático de gestión documental forma parte de los sistemas empresariales de información que hoy en día brindan soporte a las transacciones y a la gestión administrativa de las empresas, estos sistemas tienen como finalidad: intercambiar documentos, coordinar y controlar todas aquellas funciones y actividades específicas que afectan la creación, recepción, almacenamiento, acceso y preservación de documentos, salvaguardando sus características estructurales y contextúales, y garantizando su autenticidad e integridad. En este contexto el presente proyecto de investigación abarco el desarrollo y la implementación de un sistema de gestión documental dentro de la empresa Premier Motors S.A, dedicada a la importación y la venta de vehículos pesados, moto-repuestos autorepuestos y brindar el servicio técnico. El problema principal encontrado fue la pérdida de tiempo en la recuperación y localización de documentos y los documentos no localizados, debido al desorden, la falta de control de documentación administrativa en las diferentes áreas y a la gran cantidad de documentos que genera y emite la empresa para el cumplimiento de sus operaciones administrativas y transaccionales. Por ello, con el objetivo de mejorar la gestión documental en la empresa Premier Motors S.A, se planteó la implementación del sistema informático de gestión documental, para tal propósito se empleó la Metodología RUP, por su flexibilidad de utilización y por la facilidad de entendimiento al usuario final, como leguaje de programación de utilizo PHP basado en una arquitectura WEB y como gestor de base de datos se utilizó MySQL. Así mismo Se tuvo 2 muestras uno para cada indicador, la primera fue de 278 documentos (no incluye documentos que no se localizan) para medir al indicador tiempo de recuperación de documentos y el segundo fue de 278 documentos (incluyendo los documentos no encontrados o localizados) para medir el porcentaje de documentos localizados, debido al tipo de investigación cuasi - experimental planteada en esta investigación se procedió a dividir la muestra en dos grupos iguales: grupo de control y grupo experimental, aplicado a cada indicador. Posterior a la investigación del sistema informático se observó que el tiempo de recuperación de documentos se redujo en 86.13% y el porcentaje de documentos localizados aumento en 19.47%. Finalmente, después de haber obtenido resultados satisfactorios de los indicadores del estudio, se concluye que la implementación del sistema de gestión documental tuvo un impacto positivo el proceso de gestión documental en la empresa Premier Motors S.A.