Influencia del sistema de control de documentos en el proceso administrativo del colegio regional de profesores de Lima Metropolitana

Abstract

La investigación se desarrolló en el Colegio Regional de Profesores de Lima Metropolitana (CPPe - LM) del año 2011. Se evaluó la problemática del proceso administrativo del documento en el área de archivo, necesitándose disminuir los costos y minimizar el tiempo de servicio para el docente. Cabe mencionar, que el problema principal de la investigación se basó en la siguiente pregunta: ¿De qué manera influyó el sistema de control de documentos en el proceso administrativo del CPPe - LM?. El objetivo principal de la investigación fue determinar la influencia del sistema de control de documentos en el proceso administrativo del CPPe - LM, con el propósito de mejorar los procesos de ingreso, salida, organización y entrega de documentos. Por consiguiente, se utilizó como indicadores el tiempo promedio de organización y entrega del documento, al igual, el flujo de cantidades de ingreso y salida de documentos; se aplicó la metodología RUP, por las características de diagramación, diseño y modelado del negocio, con una mejor comprensión de la documentación estructurada. La hipótesis que se propuso fue: “El sistema de control de documentos mejoró el proceso administrativo del CPPe - LM”; definiéndose claramente que la variable dependiente es el proceso administrativo y la variable independiente es el sistema de control de documentos. Se realizó el tipo de estudio experimental con una muestra de 44 documentos, utilizándose el muestreo aleatorio simple. Se planteó indicadores cuantificables (Tiempo de Organización, Tiempo de entrega, cantidad de documentos recibidos e impresos), obtenidos de los instrumentos de recolección de datos, posteriormente analizados por la prueba estadística de la distribución normal Z. En el capítulo de resultados, se planteó las hipótesis específicas: “El sistema de control de documentos mejoró la fase de organización y control del proceso administrativo”, dándose como resultado, la reducción del tiempo promedio de organización del documento en un 38.67%, el tiempo promedio de entrega del documento en un 38.60%, la cantidad promedio de documentos recibidos en un 29.50% y la cantidad de documentos impresos en un 25.18% del consumo normal. En resumen, el sistema de control de documentos mejoró la fase de organización y control del proceso administrativo; y por consiguiente se valida que el sistema de control de documentos mejoró el proceso administrativo del CPPe - LM.