Propuesta De Sistema De Gestión Documental Para Mejorar El Proceso De Atención Al Usuario En La Gerencia De Administración Y Finanzas En La Municipalidad Provincial De Cutervo - 2016

Abstract

El proyecto tiene como objetivo proponer un sistema de gestión documental para la Gerencia de Administración y Finanzas de la Municipalidad Provincial de Cutervo. Con el fin de mejorar el nivel de atención al usuario en la dicha Gerencia. El trabajo consistió en hacer un estudio de los diversos procesos administrativos dentro de la entidad para lograr un entendimiento profundo de estos y poder modelarlos, determinando a partir de los modelos realizados las necesidades funcionales que se le exigirían al software que se seleccionara. La necesidad de implementar un sistema de gestión documental que fuese soportado vía software fue identificada al interior de la entidad como una de las conclusiones de auditorías internas realizadas al sistema de gestión integrado, y fue el gatillante para iniciar el estudio de una propuesta que analizara las características técnicas y económicas de la implementación del software en mención.

Para el análisis de los procesos se eligió como métodos de estudio las entrevistas con los jefes encargados y usuarios, junto con la documentación existente del SGI, lo que permitió conocer en profundidad la gestión interna de cada sub gerencia de la gerencia de administración y finanzas y tener una visión global de los procesos que allí se desarrollan, se optó por esta gerencia de la entidad por ser la que mayor volumen de documentación genera y por el impacto que el SGI tiene en ella. En las Sub Gerencias pertenecientes a esta Gerencia se realizó un análisis de los procesos considerando las responsabilidades involucradas en los procesos, la documentación gestionada y el flujo que se genera, llevando esta información a diagramas de flujo funcionales que logran representar de forma gráfica para una mejor comprensión de la información recopilada. Con la información recopilada como base y el conocimiento de los procesos, se generó en conjunto con los jefes de cada Sub Gerencia una serie de necesidades que se le exigirían al software a evaluar para ser seleccionado como propuesta final. La selección del software se hizo en base a la investigación de estándares tecnológicos que se tiene disponible en el mercado actual, llegando a una terna de evaluación, de acuerdo al nivel de cumplimiento de las necesidades establecidas. Esta terna fue sometida a una evaluación económica que se esperaba determinara el software a elegir, además se incluyó el criterio de selección el factor cualitativo para poder realizar la selección final.

Una vez seleccionado el software de acuerdo a lo mencionados, se procede con la propuesta de la funcionalidad que tendría el sistema en base a las necesidades encontradas en la Gerencia de Administración y Finanzas, de tal manera que cumpla con todas expectativas esperadas. De esta forma se entrega a la Gerencia de Administración y Finanzas de la Municipalidad Provincial de Cutervo la propuesta de un Sistema de Gestión Documental que cumple con las necesidades de todas las Sub Gerencia a su cargo y una adecuada propuesta económica en base a cotizaciones reales.