Método 5S para mejorar la productividad en el área de digitalización de documentos en una institución del estado, Lima, 2022

Abstract

El presente estudio tuvo como objetivo aplicar la metodología 5S para mejorar la productividad en el área de digitalización de documentos de una institución estatal en Lima, durante el año 2022. Se utilizó un diseño preexperimental con enfoque cuantitativo, evaluando las solicitudes de acceso a documentos antes (pretest) y después (postest) de la implementación de la metodología, durante dos períodos de 30 días cada uno. Debido al tamaño de la población, se empleó un muestreo no probabilístico. Las problemáticas fueron identificadas mediante observación directa y herramientas como el diagrama de Ishikawa, el diagrama de Pareto, la matriz de correlación y la matriz de priorización. Los resultados revelan que la implementación del método 5S incrementó la eficiencia en un 51% y la eficacia en un 56%, lo que redujo el tiempo de respuesta de 8 a 2 días hábiles. Además, se optimizaron los procesos de gestión documental, mejorando el manejo desde la recepción de solicitudes hasta la atención y entrega de los documentos solicitados.